WEEKLY CHECK-IN: ALAT MERAIH OKR

Menjadi sebuah Agile Organization (AO) sudah menjadi tuntutan bagi perusahaan mengingat betapa cepatnya lingkungan eksternal, terutama teknologi berkembang. AO adalah organisasi atau perusahaan yang memiliki kemampuan untuk memberikan respon dan beradaptasi dengan cepat terhadap keadaan yang berubah. Dengan menjadi AO, perusahaan dapat menggabungkan kecepatan dan stabilitas dalam bekerja. Dalam artikel sebelumnya, telah dibahas bagaimana OKR dapat membantu organisasi menjadi AO. Salah satu sarana dalam OKR yang membantu perusahaan menjadi AO adalah Weekly Check-In.

Weekly Check-In adalah pertemuan singkat dengan durasi tidak lebih dari 20 menit untuk mendiskusikan progres pencapaian OKR. Weekly Check-In memiliki peran yang penting dalam meraih OKR. Melalui Weekly Check-In, karyawan akan diingatkan untuk tetap fokus dalam mencapai Key Result dengan mendiskusikan hasil, memeriksa progres, dan merencanakan ide apa yang dapat diimplementasi di minggu selanjutnya. Tidak hanya meninjau hasil dan progres saja, Weekly Check-In juga akan meningkatkan transparansi dan memastikan keselarasan agar seluruh tim memiliki persepsi yang sama dalam mencapai OKR. Selain itu, melalui pertemuan mingguan ini, tim juga dapat mengidentifikasi halangan dengan cepat sehingga dapat segera terselesaikan.

Melihat pentingnya Weekly Check-In dalam meraih OKR, maka perlu ada upaya sistematis agar pertemuan ini dapat berjalan dengan efektif. Adapun beberapa tips di bawah ini dapat dipertimbangkan untuk mengadakan Weekly Check-In yang lebih efisien:

• Pertemuan harus singkat dan fokus. Durasi Weekly Check-In seharusnya tidak lebih dari 20 menit.
• Tidak melibatkan banyak orang. Cukup melibatkan orang-orang kunci yang bertanggung jawab atas OKR yang akan dibahas.
• Membuat agenda mengenai hal yang akan dibahas. Agenda dapat berisi informasi:
  • Progres OKR: informasi mengenai perbandingan hasil minggu ini dengan minggu lalu.
  • Confidence Level: informasi mengenai seberapa besar keyakinan kita dalam mencapai setiap Key Result yang ada.
  • Halangan: berisi hal-hal yang memperlambat tim dalam mencapai Key Result.
  • Inisiatif: berisi inisiatif yang akan dilakukan untuk meningkatkan hasil yang sudah ada.
• Fokus untuk meningkatkan (improving), bukan mencari alasan (giving excuse) ketika ada progres OKR yang tidak sesuai.
• Tidak menilai OKR (no scoring). Penilaian OKR akan dilakukan dalam rapat akhir kuartal.
• Menggunakan teknologi supaya rapat berjalan lebih efektif.

Meninjau OKR melalui Weekly Check-In adalah proses yang penting dalam mencapai Objective dan Key Result yang ada. Untuk melakukannya, mungkin karyawan dan manajer harus berkomitmen, juga mengorbankan waktu, tenaga, dan pikiran; namun usaha tersebut akan membuahkan hasil ketika seluruh perusahaan berjalan ke arah yang sama untuk mencapai tujuan bersama.

Sumber:
https://weekdone.com/resourpces/the-okr-weekly-check-in
https://felipecastro.com/en/okr/tracking-okr-results/
https://www.whatmatters.com/faqs/weekly-okr-grading-check-in/
https://okrs-at-the-center.com/6-steps-okr-check-in/
https://www.perdoo.com/resources/bart-den-haak-explains-how-to-run-a-successful-okr-check-in/