KENALI WAKTUMU

EFEKTIVITAS BISA DIPELAJARI
May 13, 2020
KONTRIBUSI APA YANG SAYA BERIKAN?
May 13, 2020

Eksekutif yang efektif tidak memulai dengan tugas-tugas mereka, melainkan dengan waktu mereka. Eksekutif efektif tidak membuang-buang waktu mereka, karena mereka tahu bahwa persediaan waktu tidak bisa bertambah, tidak bisa disimpan, dan tidak bisa diganti. Padahal segala sesuatu yang ada di dunia ini memerlukan waktu. Sayangnya, manusia tidak cakap dalam mengatur waktunya.

Eksekutif memiliki tuntutan-tuntutan yang memerlukan penggalan waktu yang lumayan besar. Salah satu contohnya adalah keperluan untuk menulis sebuah laporan yang membutuhkan enam sampai delapan jam. Mereka juga dituntut menghabiskan waktu mereka dengan para pekerja pengetahuan untuk duduk berdiskusi tentang apa yang harus dilakukan dan mengapa.

Eksekutif bisa mendiagnosis waktu mereka dengan mencoba untuk menghapuskan hal-hal yang tidak diperlukan sama sekali. Sebuah hal yang perlu dihapus adalah hal yang jika tidak dilakukan sama sekali, tidak akan berdampak apa-apa. Eksekutif juga mampu mendiagnosis aktivitas yang bisa dilakukan orang lain dilihat dari hasil pekerjaannya, apabila cukup baik dalam jangka waktu yang sama dengan bagaimana eksekutif tersebut menyelesaikan bagiannya.

Eksekutif yang efektif dapat memangkas waktu yang terbuang percuma. Terdapat beberapa hal yang dapat eksekutif identifikasi sebagai hal yang membuat mereka membuang-buang waktu, antara lain:

  1. Buruknya sistem atau kemampuan untuk melihat ke depan.

    Krisis yang terjadi berulang kali merupakan salah satu gejala utama pembuangan waktu ini.

  1. Kelebihan staf

    Waktu habis digunakan untuk menangani masalah-masalah mengenai hubungan manusia.

  1. Rapat yang diadakan terlalu banyak

    Rapat yang dilaksanakan sering kali sering tidak fokus dan melenceng dari agenda sehingga berjalan melebihi waktu yang ditentukan.

  1. Kesalahan dalam informasi

    Ini merupakan pembuangan waktu terbesar karena sebuah kesalahan dalam informasi menghabiskan waktu penggunanya untuk mencari tahu kebenaran tentang informasi tersebut.

Oleh sebab itu, eksekutif dapat menghindari pembuangan waktu dengan:

  1. Melakukan evaluasi atau prediksi berkala agar krisis masa depan dapat dicegah.
  2. Memastikan bahwa orang yang perlu ada di dalam tim hanyalah orang-orang yang memiliki pengetahuan dan kecakapan yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan yang utama dari hari ke hari.
  3. Dalam sebuah rapat, pemimpin rapat harus mendistribusikan agenda rapat terlebih dahulu agar mereka dapat memulai dan mengakhiri rapat tepat waktu.
  4. Memastikan bahwa pengelolaan informasi berjalan dengan tepat.

Untuk mengoptimalkan waktunya, eksekutif tahu cara untuk memadatkan waktu luangnya. Eksekutif yang efektif tahu bahwa dia harus menggabungkan waktu luangnya karena penggalan waktu yang singkat sama dengan tidak ada waktu. Seperti contohnya: seorang direktur utama mengadakan rapat operasional di hari Rabu dan Jumat, lalu ia meluangkan sisa waktunya untuk pelanggan penting. Senin, Selasa, dan Kamis dibiarkan tak terjadwal guna menghadapi masalah pribadi dan tak terduga. Pada ketiga hari tersebut, ia menjadwalkan untuk mengerjakan masalah-masalah besar selama sembilan puluh menit penuh.

 

Referensi:
Drucker, P. (2006). The Effective Executive. Saint Louis: Routledge.
Survei: Di Mata Eksekutif, Rapat Buang-buang Waktu. (n.d.). Retrieved from https://www.dream.co.id/dinar/mengejutkan-eksekutif-anggap-rapat-cuma-buang-waktu-141001g.html